Laisser les familles réserver en ligne

Quand la réservation en ligne est activée, les parents réservent eux-mêmes les séances individuelles de leur enfant dans le portail des familles, aux heures où vos tuteurs sont libres, et peuvent les déplacer sans vous téléphoner. C’est vous qui décidez jusqu’où à l’avance ils peuvent réserver et quel préavis ils doivent donner.

Activer la réservation en ligne

Où : Paramètres › Planification › Règles de réservation

1. Sous Qui réserve, activez Réservation en ligne par les familles. Le changement s’applique tout de suite.
2. Pour que les parents voient le prix d’une heure avec chaque tuteur, activez Afficher le tarif de chaque tuteur, juste en dessous. La paie des tuteurs n’est jamais affichée.
3. Sous Planification par défaut, indiquez Jusqu’où les familles peuvent réserver (de 1 à 90 jours, 14 par défaut).
4. Indiquez le Préavis pour réserver en ligne (de 0 à 168 heures, 24 par défaut).
5. Cliquez sur Enregistrer les règles de réservation.

Vous assurer qu’il y a des heures à offrir

Le portail n’offre que les heures libres dans l’horaire hebdomadaire d’un tuteur. Les jours de fermeture, les congés approuvés et le temps que vous gardez libre entre deux séances en sont retirés.

1. Vérifiez que chaque tuteur qui accepte des réservations a ses disponibilités de la semaine. Voir Disponibilités et congés des tuteurs.
2. Vérifiez que vos séances ont un prix. Une séance que Pillar ne peut pas tarifer ne peut pas être réservée en ligne.
3. Si vous utilisez des crédits de séance, assurez-vous que les familles en ont. Sinon, assurez-vous que la famille est configurée pour être facturée. Voir Règles de facturation.

Comment un parent réserve une séance

Voici ce que le parent fait dans le portail.

1. Cliquer sur Réserver une séance, en haut de n’importe quelle page du portail ou dans les Actions rapides de l’Aperçu (le chemin à prendre sur un téléphone).
2. S’il a plus d’un enfant, choisir l’enfant sous Pour qui?.
3. Choisir un des tuteurs de l’enfant, ou cliquer sur Voir nos autres tuteurs, puis répondre à Quelle matière?, Quel niveau? et Choisissez un tuteur.
4. Si le tuteur enseigne des deux façons, répondre à Comment se déroulera la séance? par En ligne ou En personne.
5. Sous Choisissez une ou plusieurs plages, choisir une journée et toucher une ou plusieurs heures (jusqu’à 10 à la fois).
6. Cliquer sur Réserver 1 séance (ou Réserver 3 séances pour trois plages). Le dernier écran indique Réservée à côté de chaque plage.

Comment un parent déplace ou annule une séance

1. Ouvrir Calendrier dans le portail et cliquer sur la séance.
2. Cliquer sur Reprogrammer pour choisir une autre heure avec le même tuteur. Une nouvelle confirmation est envoyée.
3. Ou cliquer sur Annuler et confirmer. Le panneau indique alors Annulée. Le centre et le tuteur ont été avisés.

Tant que le préavis d’annulation n’est pas dépassé, les deux boutons sont offerts. Une fois le préavis dépassé, la séance ne peut plus être déplacée en ligne. Le parent peut encore l’annuler seulement si vos règles permettent l’annulation tardive en ligne, et il est averti d’abord que la séance sera quand même facturée. Sinon, le portail lui demande de communiquer avec vous.