Disponibilités et congés des tuteurs

Les heures d’un tuteur déterminent quand les familles peuvent le réserver en ligne, et quand Pillar vous avertit qu’une séance tombe en dehors de ses heures habituelles. Quand un tuteur s’absente, Pillar trouve qui peut le remplacer pour chacune de ses séances.

Fixer les heures d’un tuteur

Où : Personnes › Tuteurs, ouvrez la fiche du tuteur, onglet Disponibilités

1. Cliquez sur Définir les heures (ou Changer les heures s’il en a déjà).
2. Indiquez les jours et les heures où il travaille.
3. Enregistrez. L’onglet résume ensuite sa semaine en une phrase.
4. Pour changer une seule date, choisissez ce jour sous Calendrier et faites le changement à cet endroit.

Laisser les tuteurs inscrire leurs heures

Où : Paramètres › Planification › Règles de réservation, sous Qui réserve

1. Activez Les tuteurs gèrent leurs disponibilités. Le changement s’applique tout de suite.
2. Chaque tuteur ouvre ensuite Planification › Disponibilités et clique sur Changer mes heures.
3. Il indique ses plages pour chaque jour de la semaine et clique sur Enregistrer les heures.
4. Pour une seule date, il clique sur le jour dans le Calendrier, puis sur Heures différentes ce jour-là (et Enregistrer ces heures) ou sur Non disponible ce jour-là. Revenir aux heures habituelles annule le changement.

Quand ce réglage est désactivé, les tuteurs voient « Votre centre fixe vos heures. » Ils peuvent quand même demander un congé.

Accepter ou refuser une demande de congé

Le tuteur fait sa demande dans Planification › Disponibilités, avec Demander un congé : premier jour, dernier jour et un motif s’il le souhaite.

Où : Personnes › Tuteurs, ouvrez la fiche du tuteur, onglet Disponibilités

1. Trouvez la demande dans la liste des congés à venir.
2. Cliquez sur Approuver…, puis sur Approuver seulement, ou sur Approuver et régler les séances pour vous occuper des séances prévues ces jours-là.
3. Ou cliquez sur Refuser.

Inscrire l’absence d’un tuteur et le faire remplacer

À utiliser pour des vacances, la semaine de relâche ou une journée de maladie.

Où : Personnes › Tuteurs, ouvrez la fiche du tuteur, onglet Disponibilités

1. Cliquez sur Inscrire une absence.
2. Choisissez les dates (Du et Au) et, au besoin, un motif.
3. Pour chaque séance prévue ces jours-là, Pillar propose un tuteur libre qui enseigne la matière. Confiez-lui la séance, annulez-la, ou choisissez Décider plus tard.
4. Cochez Aviser les familles si elles doivent être prévenues. Chaque famille reçoit un seul message avec tous ses changements.
5. Cliquez sur Enregistrer l’absence.

Vous pouvez aussi glisser la souris sur plusieurs jours dans la vue Mois du calendrier, puis cliquer sur Inscrire un congé.

Remplacer le tuteur pour une seule séance

Où : ouvrez la séance

1. Cliquez sur Absence du tuteur.
2. Choisissez Remplacer par un autre tuteur et le tuteur libre, ou Annuler la séance.
3. Cochez Aviser la famille si elle doit être prévenue, puis cliquez sur Enregistrer.