Donner accès au portail des familles

Le portail des familles, c’est l’endroit où les parents voient les séances de leur enfant, paient ce qu’ils doivent et vous écrivent. Vous invitez chaque famille à partir de la fiche de l’élève. Le parent crée ensuite son propre accès grâce au courriel que Pillar lui envoie.

Inviter un parent au portail

Où : Personnes › Élèves, puis le nom de l’élève

1. Ouvrez la fiche de l’élève et restez dans l’onglet Aperçu.
2. Sous Compte, repérez la ligne Accès au portail.
3. Cliquez sur Inviter au portail. Pillar envoie l’invitation à l’adresse courriel du parent inscrite à la fiche (ou à celle de l’élève s’il n’y a pas d’adresse de parent).
4. Lisez l’avis vert en haut de la page. Il contient un lien d’activation que vous pouvez transmettre au parent par texto ou de vive voix si le courriel n’arrive pas.
5. Vérifiez la ligne : elle affiche Activation en attente tant que le parent n’a pas terminé, puis Portail lié.

Si le parent a déjà un accès chez vous (pour un frère ou une sœur), Pillar ajoute plutôt cet enfant à son accès existant. Le parent reçoit un court courriel qui l’en avise, et il n’a rien à activer.

Ce que le parent fait pour entrer

Le parent suit ces étapes de son côté, à partir du courriel reçu.

1. Ouvrir le courriel d’invitation de votre centre et cliquer sur le lien.
2. Sur la page Activez votre compte, confirmer son adresse courriel et cliquer sur Envoyer le code.
3. Entrer le Code de vérification reçu par courriel et choisir un mot de passe.
4. Cliquer sur Vérifier et continuer. Le portail s’ouvre sur l’Aperçu de la famille.

Ce que le parent voit dans le portail

Le menu du parent compte Aperçu, Calendrier, Facturation, Enfants, Coin des enfants, Forfaits et programmes, Messages et Coordonnées. L’Aperçu montre la prochaine séance, les crédits restants et le montant dû, avec des Actions rapides pour réserver, ouvrir le calendrier ou vous joindre.

Ce que vous désactivez dans Paramètres › Fonctionnalités disparaît aussi du portail. Sans Messages avec les familles, les familles n’ont plus Messages. Sans Facturation, elles n’ont plus Facturation ni Forfaits et programmes.

Renvoyer l’invitation ou retirer l’accès

Où : l’onglet Aperçu de la fiche, sous Compte

1. Cliquez sur Renvoyer l’invitation si le parent n’a jamais reçu le courriel.
2. Cliquez sur Retirer l’accès au portail pour fermer son accès à la fiche de cet enfant.

Choisir ce que les familles peuvent faire

Où : Paramètres › Familles › Portail des familles

1. Sous Ce que les familles peuvent faire, repérez Les parents peuvent ajouter leurs propres enfants (activé au départ). Désactivez-le si vous préférez que l’accueil inscrive chaque enfant.
2. Activez Inviter les familles au portail quand elles achètent une offre (désactivé au départ) pour qu’une famille qui achète un forfait, un plan ou un programme au moyen d’un formulaire d’inscription reçoive automatiquement son invitation.
3. Vous n’avez rien à enregistrer : chaque interrupteur s’applique dès que vous le touchez.