Suivre les demandes des nouvelles familles

La page Prospects montre, étape par étape, chaque famille qui s’est informée sur le tutorat, du premier appel jusqu’à l’inscription. Une demande y arrive par votre site web, par Messages, ou quand vous ajoutez un élève avec le statut Prospect.

Ajouter une famille qui a appelé ou écrit

Où : Personnes › Élèves › Nouvel élève

1. À l’étape Détails de l’élève, inscrivez le prénom et le nom de l’enfant.
2. Sous Statut, choisissez Prospect.
3. Remplissez les coordonnées du parent à l’étape Famille et communications, terminez le formulaire et cliquez sur Créer l’élève.

La famille paraît maintenant dans Prospects.

Faire avancer une demande

Où : Personnes › Prospects

1. Trouvez la carte de la famille dans sa colonne. Chaque carte indique la matière et depuis combien de temps la famille est à cette étape.
2. Glissez la carte vers la colonne suivante, par exemple Contacté ou Essai réservé.
3. Si la famille ne donne pas suite, glissez la carte dans Perdu. S’il reste des séances planifiées, choisissez Annuler les séances ou Les garder.
4. Cliquez sur un nom pour ouvrir la fiche de la famille.

Inscrire une famille comme élève

Où : la fiche de l’élève › Aperçu › Prochaines étapes

1. Cliquez sur Convertir en élève.
2. Choisissez le tuteur sous Assigner un tuteur et le Programme.
3. Cliquez sur Convertir.

Définir vos étapes et vos suivis automatiques

Où : Paramètres › Familles › Prospects et étapes

1. Sous Votre tableau des prospects, cliquez sur Commencer un brouillon.
2. Renommez, ajoutez ou masquez des étapes dans le brouillon.
3. Ouvrez une étape et cliquez sur Ajouter un suivi ici. Choisissez Quand (dès l’arrivée à l’étape, ou après un certain nombre de jours) et l’Action (Créer une tâche pour l’équipe ou Envoyer un message à la famille), puis cliquez sur Ajouter le suivi.
4. Pour un message, rédigez le texte dans chaque langue sous Le message. Rien ne part tant qu’il n’est pas écrit.
5. Cliquez sur Publier ce brouillon, choisissez où vont les familles de chaque étape, puis cliquez sur Publier.

Poser vos propres questions aux familles

Où : Paramètres › Familles › Formulaire d’inscription

1. Sous Champs d’admission, cliquez sur Ajouter un champ.
2. Tapez le Libellé (anglais) et le Libellé (français), puis choisissez le Type (Texte, Paragraphe, Nombre, Liste déroulante, Case à cocher, Date).
3. Cochez Obligatoire si les familles doivent répondre, puis cliquez sur Ajouter le champ.